Milyen problémákkal szembesülhetünk a pályázati projektünk megvalósítása során a COVID idején?

A gazdaság minden területén rendkívüli helyzettel állunk szemben a COVID-19 járványnak köszönhetően, amely természetesen az EU-s és a magyar pályázati rendszert, a pályázókat, valamint a már nyertes kedvezményezetteket is érinti. Az elmúlt időszakban a járvány miatt több partnerünk pályázati projektje kapcsán

Támogatási Szerződés módosítást

kellett eszközölni. Ezen esetek tapasztalatai alapján szeretnénk egy kis segítséget adni, hogy a leggyakrabban felmerülő problémákat milyen módon lehet kezelni, és a megoldás során mikre kell odafigyelni.

Pályázati projekteknél megéri külön figyelmet fordítani arra, hogy a legtöbb esetben a távmunka nem elszámolható költség, azonban a home office nem távmunka!

1. Szakmai előrehaladást hátráltató tényezők

A koronavírus elterjedése miatt a cégek többsége a munkavállalóik egészségének megőrzése érdekében otthoni munkavégzést rendelt el, amely sok esetben lassúbbá és nehezebbé teszi a csapaton belüli kommunikációt és ezáltal a fejlesztések előrehaladását (mint pl.: megbetegedés esetén több hét távollét; munkaidő eltolódása; kisgyermekes családok esetében az online oktatás bevezetése; személyes egyeztetéseket felváltották az online megbeszélések). Sok esetben a járvány hatására nem csak a vállalatokon belül tapasztalható a hatékonyság csökkenése, hanem ez rányomhatja bélyegét a külső partnerekkel való együttműködésre is. Mégis mit tehetünk, hogy a projektünk megvalósítása és pályázati elszámolása mindezek ellenére ne kerüljön veszélybe?

Ennek kezelésére több pályázati konstrukció esetében a Támogató Hatóság felkínált néhány hónap hosszabbítási lehetőséget, de előfordulhat, hogy ez nem elegendő a fennakadások időbeli behozására. Amennyiben a szakmai előrehaladás ilyen mértékben megkésetté válik, a rendhagyó helyzetre tekintettel érdemes a projekt futamidejét megnyújtani, pontosan megtervezve (részfeladat és projektben résztvevő munkavállaló szintjén), hogy a kiesett munkát mennyi idő alatt lehet pótolni. Ezen opció választásakor különösen oda kell figyelni, hogy a pályázati kiírás által megengedett maximális projekt időtartamon belül maradjunk.
Amennyiben nem elegendő vagy valamiért nem opció a projekt futam idejének hosszabbítása, akkor érdemes lehet külső kompetenciát bevonni:

- Az egyszerűbb módosítási lehetőség, hogy alvállalkozó kerül bevonására, figyelembe véve, a pályázati kiírásban rögzített igénybe vett szolgáltatások költségeire vonatkozó maximális értéket.
- Komplexebb módosítást igénylő, de szintén lehetséges megoldás az új konzorciumi tag bevonása. Természetesen ez nem minden konstrukció esetében elérhető és érdemes odafigyelni több dologra, mielőtt ezt a lehetőséget választanánk:
  - figyeljünk a maximálisan bevonható konzorciumi tagok számára;
  - csak ismert, megfelelő hátérrel és kompetenciákkal rendelkező konzorciumi partnert vonjunk be, hiszen olyan feladatokat (és költségvetést) adunk át, amelyet korábban belső erőforrásból terveztünk megvalósítani
  - ellenőrizzük, hogy az új tag tervezett költségei miként módosítják a költségvetési korlátokat, hiszen azoknak ezt követően is meg kell felelni (pl.: konzorciumvezető százalékos minimum aránya; konzorciumi tag minimális összköltsége; vagy épp az egyes költségvetési kategóriák konzorcium egészére vonatkozó korlátok).

2. Validáció és tesztelés nehézségei

A termék vagy technológia-fejlesztés esetén a projekt megvalósításának végéhez közeledve fontos kérdéssé válik a validáció, az éles környezetben való tesztelés, hiszen ez elengedhetetlen lépése a piacon való megjelenésnek. Legyen szó egy új típusú étrendkiegészítőről vagy egy új energiaelosztási rendszer kialakításáról, esetleg egy közösségi közlekedést megreformáló applikációról, nagy valószínűséggel igen nehezen vagy sehogyan nem megoldható a személyes jelenlét a valós környezetben történő tesztelések során, a jelenlegi járványügyi intézkedések következtében. De akkor mégis hogyan tervezzünk és hajtsunk végre pilot projekteket vagy validáljuk a fejlesztésünket a célcsoportunkon?

Amennyiben egy jól körül határolható terméket fejlesztenek (pl.: magánszemély részére applikáció; étrendkiegészítő; intelligens szemüveg), melyet magánszemélyek bevonásával célszerű tesztelniük, úgy érdemes előre gondolkodni, hogy ezen teszteket vagy nem is lesznek képesek elvégezni a járványügyi korlátozások mellett, vagy csak megemelkedett költségek mellett, hiszen gyakoribb fertőtlenítésre lesz szükség, vagy időben vagy térben szétszórtabban kell elvégezni a teszteket, ami növeli a helyszín bérlési költségeket, valamint a tesztet elvégző személyzet időráfordítását is.
Amennyiben egy komplexebb tesztelést igénylő technológiát fejlesztenek (pl.: hatékonyabb szennyvíztisztítás; okosotthon megoldások) és a projekt tartalmazza az ipari partnereknél történő validációt is, akkor azt javasoljuk, hogy a valós körülményekhez leginkább hasonlító infrastruktúrát és (valós vagy virtuális) tesztkörnyezetet alakítsanak ki, melyben meg tudnak győződni a termékük megfelelő működéséről. Természetesen, ez egy alacsonyabb szintű tesztelést jelent és a tényleges piacralépés előtt, amint a vírushelyzet megengedi fontos elvégezni a valós környezetben is a teszteket, de addig is ez a megoldás egy a pályázati hatóság számára elfogadható megoldás lehet, hogy a pályázatot rendben le tudják zárni.

3. Kiállítások és vásárok elmaradása miatti problémák

A pályázatok esetében gyakori vállalás a piacra jutási tevékenység keretén belül a kiállításokon, vásárokon való részvétel. A járvány hatására életbe lépő korlátozások miatt azonban a személyes részvétel ellehetetlenült és valamennyi hasonló rendezvény lemondásra került. Mivel sok esetben a költségvetésben is rezerválva van erre egy összeg, felmerül a kérdés, hogy mégis hogyan költsük ezt el időben, miként tudjuk helyettesíteni a piacra jutási tevékenységeinket?

A konferenciákon, vásárokon való részvétel bizonyos tématerületeken elég jól adaptálódott a kialakult helyzethez és virtuálisan is részt tudunk venni ezeken. Természetesen ez esetben a pályázati költségvetésben kisebb forrást fog igényelni a piacra lépés, így lehetőségünk van más területeken jelentkező nem várt kiadásokra átcsoportosítani (lásd például tesztelés) vagy a piacra lépéshez kapcsolódó kiadásokra költeni, lásd következő pont.
Amennyiben nincs lehetőség az online részvételre vagy a virtuális vásárral megspórolt költséget továbbra is szeretnénk piacra jutáshoz kapcsolódó célokra elkölteni, úgy a pályázati kiírás figyelembe vételével a maradványt érdemes mindenképp átcsoportosítani, mint például az online jelenlét erősítése (a projekt során kifejlesztett termék/szolgáltatás megismertetése, népszerűsítése írott vagy videóanyagokkal, honlap létrehozással, online hirdetésekkel), vagy projekt eredményéhez kapcsolódó kiadványok készítése (online és nyomtatott formában).
A járvány miatt egyelőre a konferencia- és vásárszervezők nem látják előre, hogy mely események mikor tarthatóak meg, így alapvetően a fenti problémák kezelésére NEM javasoljuk a projekt hosszabbítását, hiszen bizonytalan, hogy mikor tudnánk megjelenni ilyen eseményeken, így könnyen lehet, hogy három hónap múlva ugyanúgy nem lehet még tömegrendezvényeket megtartani.

Reméljük, hogy javaslataink valamelyike segít megoldani az esetlegesen felmerült nehézségeiket!

Amennyiben viszont egyedi problémája van keressen minket bizalommal!

Mit tudhat meg cikkeinkből?

Reményeink szerint azon túl, hogy betekintést nyerhet egy fejlesztéseket támogató innovációs tanácsadó életébe, számos érdekes kalandra is invitáljuk Önt olyan történeteken keresztül, amelyek kihatással lehetnek az Ön következő fejlesztésére is. Esetleg pozitív irányba billentve a mérleget, amelyiknek egyik serpenyőjében a sikeres új termék, míg a másikban egy újabb tucatáru szerepel.

Mindezek mellett pedig szeretnénk Önt megismertetni jónéhány olyan módszerrel és fogalommal is, amelyeket eddig esetleg csak rövidítésben látott, és talán kicsit félt is bárkitől megkérdezni. „Elnézést, nekem mekkora a TRL-em?” vagy „Nem baj, ha gőzöm sincs róla, hogy jó-e, ha kicsi az MVP-m SOM-ja?”. Ezekre és hasonló kérdésekre is igyekszünk Önnek választ adni a kiadványban, de akkor sincs gond, ha maradna még kérdése. Igyekszünk mindre válaszolni, akár személyesen is.

Kellemes időtöltést kívánunk!

Olvasta már
magazinunkat?

Adja meg email címét, és elektronikus formában elküldjük Önnek!

Email címe megadásával és az űrlap kitöltésével Ön hozzájárul ahhoz, hogy email címét az Innogrant Magazin kiküldése céljából kezeljük.

Válaszolunk kérdéseire.
Bármikor.

Forduljon hozzánk bizalommal! Szakértő tanácsadó kollégáink a lehető leghamarabb igyekeznek válaszolni Önnek.

Vagy írja le üzenetben kérdéseit!